martes, 5 de junio de 2012

SIAGIE 3.0 Y FALTA DE ORIENTACIONES CLARAS Y OPORTUNAS

Las orientaciones que se dieron a los docentes responsables del SIAGIE institucional en esta localidad sobre la pre-matrícula y el inicio del año 2012 (quincena de abril) si bien fueron claras aunque pesadas (más de cuatro horas ininterrumpidas), se hicieron muy tardías e incompletas.

Incompletas por que no se trataron sobre la 'Gestión de Traslados' lo que motiva mi presente artículo. Hasta hoy muchos de los directores y responsables están tan perdidos (diré estamos) en el espacio y en el tiempo pues no atinan a gestionar bien los traslados (o simplemente no saben qué hacer por sí mismos), peor si se anuncian 'sanciones' por no 'liberar' a los estudiantes que se han trasladado a otras instituciones.

Para comenzar. El manual de SIAGIE 3.0 no es claro en este aspecto. En la parte de traslados en el Item “IE Origen” cuando se va a gestionar el ‘Ingreso’ de algún estudiante a nuestra institución en el comando “Agregar” (es decir, generar una constancia virtual y escrita de vacante para este estudiante) se especifican dos cosas: “IE Origen, institución de donde procede el estudiante” y en el mismo (…) dice “IE Origen, institución a donde se le trasladará al estudiante”, lo que a muchos nos desorienta y nos hace cometer errores (para colmo, si queremos anular dicho ‘registro programado’ de vacante errado no se puede anular por más que existe un cuadradito con x para ello).

En la práctica, ‘IE Origen’ se refiere literalmente a la 'IE de donde procede el estudiante'.

Quizá algunos directores estén creyendo que “liberar” a sus estudiantes sea anular sus matrículas (durante la pre matrícula) y nada más (en el peor de los casos 'retirarlos'), creo equivocados por supuesto. En este caso hay cuestiones que se tienen que resolver pues es difícil saber-comprobar si aparte de haberse anulado su matrícula se le ha ‘eliminado física y totalmente su matrícula en este año’ a aquel estudiante haciendo clic en el cuadradito con X que está a su costado en “estudiantes por sección” (me refiero a la probable acción hecha en la otra institución de ‘origen’). Intento desde hace ya gestionar la vacante de una niña que viene desde Lima del que el responsable me dice que ya ‘la liberó’ sin que se le haya cursado virtualmente por el sistema siagie la constancia de vacante generada en ‘mi’ institución (en menú siagie 'Estudiantes', 'Gestión de Traslados', 'Ingreso', escogiendo año actual del traslado y haciendo clic en 'Agregar' donde es necesario saber si el traslado es por cambio de nivel -ejm de primaria a secundaria-, por cambio de año -ejm de 2011 a 2012- o en el mismo año -de 2012 a 2012-, el código modular de la IE de origen del estudiante o de donde procede -o el nombre-, Texto IE donde hacemos un simple comentario del motivo del traslado -ejm 'por vivir más cerca' o 'por haberse mudado a otra región'-, finalmente 'Grabar' con lo cual aparece el registro de vacante generado y registrado indicado con un círculo anaranjado del que solo se tiene que esperar a que en la institución de origen de donde viene el estudiante, el director o responsable en 'Salida' recibirá instantáneamente dicho registro con el círculo anaranjado sobre el que deberá hacer clic y luego de esperar aparecerá un cuadro donde deberá llenar `texto IE' como ok y escribir el número de resolución que autoriza dicho traslado).

Interpretando el manual, ‘liberar’, es gestionar el traslado solicitado con vacante desde mi institución (en 'Ingreso') para que una vez ‘registrado’ virtualmente mi acción (después de grabar la vacante creada por mí) en la otra institución (en Lima para este caso) en la parte de Gestión de Traslados en “Salida” éste responsable limeño pueda ‘aceptar’ (del círculo anaranjado se convierte automáticamente en chek de color verde que también yo podré visualizar) o ‘rechazar’ (círculo rojo prohibitivo) dicho traslado. En el caso de aceptación, yo podré visualizar inmediatamente (gracias al sistema) que fue aceptado (chek verde) y recién yo podré matricularla cambiando su estado (clic sobre ese chek verde) ha ‘matriculada’ denotado con el círculo azul lo que a su vez automáticamente se actualizará en la del limeño quien podrá ver el círculo azul de la matrícula ejecutada de la niña. Asunto terminado.

Pero cuando intento generar su vacante ‘en el mismo año’ dice que ‘no existe registro’ (de matrícula en este año por supuesto en la institución limeña). Por ‘cambio de año’ sucede algo similar, dice ‘la estudiante tiene una matrícula anulada en dicha institución’. Y por supuesto, no hay constancia de vacante generada, ni traslado ni matrícula ni nómina ni beneficios sociales al estudiante ni documentos en regla.

¿Y las orientaciones al respecto en ‘preguntas frecuentes’ del SIAGIE? Desactualizadas, incompletas. Cierto, hay un especialista responsable al que se puede acudir en la UGEL respectiva. Tiempo para ello no hay. Creo yo que una charla de orientaciones oportuna al respecto y un manual más detallado podrían aliviarnos la pesadez de ‘trasladarnos’ de un sitio a otro más de la que ya estamos acostumbrados.

Me dice el limeño que debo bajar el programa tal por cual etcétera para matricularla. Si fuera así, 3.0 ¿no debería aliviarnos tanto esfuerzo? Para colmo, días antes intenté grabar la constancia de vacante de la niña y ¡me aceptó! pero sin aparecer en los registros de traslado como debe ser. Cuando intento matricularla individualmente me sale un mensaje que dice ‘ya cuenta con constancia de vacante en la IE 36121’ (la mía) ‘ejecute su traslado por gestión de traslados’ y nada que ver pues no aparece en ‘Ingresos’ para gestionar su matrícula. ¿Qué hacer?, ¿correr a la UGEL donde el especialista y hacer cola?

La niña ya no tiene la sonrisa alegre de antes sino muestras de incredulidad, una sonrisa como de fantasma (esperando una solución, quizá una nómina adicional).
Pienso yo que para corregir este error, el responsable de cada institución no solo debe anular la matrícula del estudiante en el rubro 'Estudiantes por sección' (Menú 'Estudiantes', 'Estudiantes por Sección', Estado ANULADO) que se denota por el estado de matrícula como 'anulado' (ya no 'en proceso') sino que debe hacer clic sobre el cuadradito con X que está a su derecha si se está seguro de que el estudiante ya no regresará más a la institución que abandonó. Solo así estará en disponible o 'libre' para que lo gestionen en 'cambio de año'. ¿Estando 'en proceso' se puede gestionar su traslado 'en el mismo año'? Más que experimentar y 'joder' deberíamos recibir charlas informativas oportunas al respecto.

POST DATA: (añadido el 04-04-2013) El MINEDU ofrece este Link donde le ilustra la manera de realizar o gestionar el traslado. MINEDU instructivo_para_la_gestion_de_traslados.pdf
Mis disculpas al MINEDU por estar casi "pirateando" dicho Link. Si observa algún problema, cierre y vuelva a entrar, mejor descárguelo primero y guardelo en su PC o USB, o sino utilice su Facebook.

Sobre la niña en cuestión, según todo me indicó esa oportunidad a fines de año casi, se debió a que los datos de  los padres no estaban registrados, no estaban actualizados o estaban incompletos y era requisito la designación de un apoderado que en este caso finalmente fue su madre.

Por ello es mejor realizar la matrícula en "Matrícula", "Matrícula Individual", escribir el DNI del estudiante asistente y ello le permitirá cambiar la fecha de matrícula (el que aparece por defecto es el que corresponde al día en que se realizó la pre-matrícula), Ejm: 01/03/2013; puede elegir allí la sección que le corresponde o donde decidió estar (así se evita hacer el cambio de sección posteriormente), allí cambia de estado de "Prematrícula" a "En Proceso". No es conveniente hacerlo en "Estudiantes", "Estudiantes por Sección", puesto que no actualiza los datos del apoderado y otros, tan solo cambia de estado de "Prematrícula" a "En Proceso" lo que no se visualizarán en la Ficha Única de Matrícula para este año.

UN EJEMPLO DE TRASLADOS EN YOUTUBE:
 Gestión de Traslado - Ingreso
(al escoger impresión, Export, le indica que dicha constancia lo puede guardar en el formato que le especifica sea este Word, Excel u otro en su disco duro, usb o lo que fuera)