viernes, 27 de julio de 2012

DATOS DE SIAGIE 3,0 OBSERVACIONES DEL INGRESO Y PROCESO DE NOTAS

En la segunda capacitación del SIAGIE realizada en Huancavelica el miércoles 04 de julio del 2012 se dieron las indicaciones sobre cómo realizar los traslados entre otros temas. Básicamente aquí haré mención sobre la gestión de traslados donde se puso en evidencia (reconociendo el mismo técnico del MED que hay cosas que recién se resolverán) que muchos traslados no se ejecutan o no se pueden ejecutar y ellos tampoco pueden resolver por ahora (específicamente traslados relacionados entre regiones sobre los que conversarán posteriormente técnicos especialistas de diversas regiones).

Manifestó diversas probables causas. Recomendó que los directores que aceptarán el traslado (ya no se habla de “liberar” dice sino de “aprobación de constancia de vacante”) deberán de exigir la presentación obligatoria de la constancia impresa (firmada y sellada) de vacante generada por la otra institución destino y, donde correspondiera, no aceptar el ingreso a las aulas de los niños ‘nuevos’ solo por tener más alumnos o por ‘sentimentalismos’ diversos (no creer en la palabra de los padres sino en documentos o sino atenerse a demandas judiciales derivados de aquellas circunstancias como ya viene sucediendo). En cuanto a los directores de la IE destino que han generado la constancia de vacante deberán de añadir a dicho documento la siguiente nota: “P.D: Sírvase registrar a su padre y madre (‘el apoderado’) en su registro institucional”. Solo una vez que el padre o apoderado traiga la hoja impresa de vacante aprobada por la dirección de la IE origen firmada y sellada (es la hoja impresa desde la ventana del siagie donde consta el nombre del niño con el check de color verde de aceptado o logrado el traslado –figura el niño entre una relación de otros niños con aceptación o rechazo de traslado-) solo así se aceptará la matrícula bajo responsabilidad del director.

Le proporcioné el caso de una niña que viene de Lima a la que no se le puede generar su constancia de vacante (para este caso el mensaje ahora dice: “no existe el grado correspondiente en la institución destino”) y dijo que trataría de obtener acceso a dicha institución (que no los tiene) para observar en qué estado están los datos de la niña que viene asistiendo como alumna libre y con buen rendimiento. Habrá que esperar a que solucionen estos problemitas antes de fin de año. Si se llegara a matricular le corresponderá una nómina adicional (matrícula con fecha posterior a la fecha de cierre de nóminas programado por cada institución educativa y nómina cuya fecha límite es hasta el 30 de octubre) y en el peor de los casos se deberá de buscar otro mecanismo que permita digitalizar esos casos a través del siagie.

El otro tema que se trató fue respecto de la descentralización del uso del siagie de la IE (siagie docente) para que puedan acceder solo al grado y sección que únicamente les corresponde y no a todas las demás (esto motivado por el aumento de quejas de alteración de datos).

Se dijo además que se deberá de entregar la boleta de notas siagie (libreta) a los estudiante y que la ficha única de matrícula siagie (no el formato antiguo en papel simple que dejará de utilizarse a partir del siguiente año) de cada estudiante debe de regularizarse hasta antes del 30 de octubre de este año (significa actualizar todos los datos de cada estudiante en el siagie incluyendo el obligatorio Código de cada estudiante de 14 dígitos que de ser necesario deberán recurrir a los archivos de la UGEL o DRE). Tal como podemos prever, hacer esto provocará más de un dolor de cabeza a todas las instituciones educativas, peor si lo hacen a última hora. Dicha regularización involucrará inevitablemente modificar datos que ya se han registrado en las ‘nóminas oficiales’ de este año (obviamente esto con proyección al siguiente año). Resolver casos como registros duplicados e incompletos de un solo estudiante, padres de varios niños en la misma IE con homónimos presuntos (por errores en el ingreso de los números de DNI de ellos en alguno de sus hijos, fechas de nacimiento, cambio en una sola letra del apellido o aumento-cambio de nombre, siendo una única o misma persona de carne y hueso pero que figura como si tuviera varios homónimos en la misma IE –algunos docentes habrán experimentado la duplicación de un mismo estudiante en la nómina al tratar de corregir o completar los datos de padres faltantes, eliminándose dichos errores con la eliminación de las correcciones hechas-, entre otros).

ALGUNOS DATOS SOBRE EL PROCESAMIENTO DE NOTAS:

Para algunos directores o responsables que a veces se enredan con el tema del ingreso y proceso de notas van estas sugerencias comprendiendo que el manual no siempre le dice todo al entendimiento de uno.

Sobre el ingreso de notas no hay mucho que decir: ingresa con su código de usuario al siagie y su clave, password o contraseña. Accede a la ventana principal, escoge o hace clic en , se muestra unos submenús donde pone el mouse encima de (también puede optar por o por de ser el caso), hace un clic sobre aparece la ventana de ‘Registro de Notas’, Diseño Curricular 2009, hace clic sobre el triángulo negrito invertido y escoge con un clic ‘Primer Trimestre’, del mismo modo con el Grado, Sección y Área. Algunas veces en el caso de ‘Periodo’ no es necesario esperar el cambio de color, en los demás sí.

El lector debe notar que cuando hace clic sobre los triangulitos se pone de color azul-celeste que quiere decir que usted debe esperar a que desaparezca dicho color y solo recién ejecutar la siguiente opción. Cuando selecciona ‘Área’ (ejemplo Arte) una vez desaparecido el color azul-celeste se activa el botón de comando de nombre “Registro resumen” indicado por el cambio de color gris a negrita.

También hay la opción de ingresar las notas utilizando el comando que dice “Generar archivo Excel…”. Esto se utiliza si quiere ingresar las notas indirectamente sin internet desde el programa Excel de cualquier compu y una vez llenado las notas con todo el tiempo posible, el archivo (que se graba del siagie a su compu o a un USB con el mismo nombre y la misma extensión con la que figura en el sistema, sin modificar su nombre pues no podría subirse al sistema al no reconocerlo) se ‘carga’ nuevamente al sistema en , y clic sobre uno de estos tres según sea el caso: , , .

Tenga en cuenta además que sin necesidad de salir de dicha ventana tiene la opción de elegir el grado y sección que desea.

Retomando, una vez elegido “Registro resumen”, seguido hace clic sobre este comando y despliega la ventana de diálogo donde se muestran los nombres de los estudiantes, las competencias del área seleccionada (C1, C2, etc.) y nota final del periodo o trimestre. Para llenar los datos tiene que activarse dichas celdas de notas haciendo clic en el comando “Modificar” (cambia de gris a negrita). Puede ingresar la nota de varios modos: haciendo clic en el triangulito negro invertido y escogiendo una de las cuatro opciones de notas (AD, A, B, C) o sin nota (espacio en blanco), posesionando el mouse sobre cada celda y hacer clic para escribir cualquier letra que corresponda, o si se da el caso de las mismas notas utilizar la tecla ‘Tab’ de su teclado (indicado por dos flechas tanto a la derecha como a la izquierda) para ‘saltar’ de celda en celda y con el dedo de la otra mano presionar la letra que corresponda (de manera alternada para hacer rápido el relleno de notas). Terminado ello hacer clic sobre el comando que dice “Grabar” para registrar los cambios o notas escritas del que saldrá un pequeño cuadro de diálogo que le dirá si fue satisfactoria o no la operación. Luego de ello escoger “Salir” lo que le devuelve la ventana anterior y escoja otra área y así sucesivamente.

Algunas ocasiones sale mensaje de error, algo así como “Server Error in '/siagie2capa2' Application.”, etc., Lo que quiere decir que deberá ‘cerrar’ todo y/o ‘salir’ para nuevamente ingresar su usuario y clave hasta ejecutar lo que desea hacer. Dicen que esto sucede porque se espera mucho tiempo para la ejecución de cualesquier orden o acto (motivando a que siagie se ‘cuelgue’), o, fallas en internet, saturación del sistema.

Luego de llenadas todas las áreas proceder a procesar las notas, es decir, con fines de obtener la boleta de notas (‘libreta’), generar las estadísticas de los mismos por parte del sistema, consolidado de notas.

PROCESAR NOTAS

En la ventana principal de Siagie escoja , ubique el mouse sobre Cierre del Registro de Calificaciones desplegándose dos opciones: (procesar las notas de la fase regular) y procesar las notas de la fase de recuperación). Para el primer trimestre haga clic sobre y aparecerá la ventana de ‘Procesos de Cálculo de Notas Fase Regular’.

Se muestra el Tablero de Control por Periodos (o Trimestres). Lo principal de esto a tener en cuenta es que debe cerciorarse que la columna donde dice “Estado Periodo” debe indicar el estado ‘En Evaluación’ para poder procesar las notas pues de indicar otro estado no podrá procesar sus notas (después explicaré como poner este estado).

Hace clic sobre ‘EN EVALUACION’ (que está de color azul-celeste) y se oscurecerá la ventana mostrando una ventanita de diálogo que sirve para cambiar el estado de ‘EN EVALUACION’ a ‘EN PROCESAMIENTO’ haciendo clic en el botón ‘Aceptar’ o en ‘Cancelar’ si quiere salir y no procesar nada.

Previo a ‘Aceptar’, el lector se percatará que al hacer clic (sobre dicha ventanita) en el triangulito negro invertido se muestran otras opciones (SIN EVALUAR, EN EVALUACION, EVALUADO) pero resaltadas muy negritas y en cursiva, ello quiere decir que dichas opciones no pueden ejecutarse y están no activas mostrándose solo la opción activa o a ejecutarse ‘EN PROCESAMIENTO’ que está más claro y sin cursiva. Al escoger con clic esta opción estamos solicitándole al sistema que procese las notas.

Luego de hacer clic en ‘Aceptar’ el color oscuro de la ventana desaparece y en la columna de “Estado Periodo” donde antes decía ‘EN EVALUACION’ ahora dice ‘EN PROCESAMIENTO’ activándose en la columna ‘Proceso Notas Finales’ el botón “Notas Finales…” (cambia de gris a negrita) sobre el que hacer clic aparece la ventana de diálogo que dice: “PROCESO DE CALCULO DE NOTAS FINALES, A continuación se procederá a lanzar el proceso en mención; luego del cual, se recomienda esperar unos minutos y a continuación, refresque la ventana para ver el resultado…, Está Ud. Seguro de ejecutar el proceso?”. Si no desea hacerlo escoja ‘Cancelar’.

En el caso de escoger ‘Aceptar’ se cerrará dicha ventanita y volverá a la ventana anterior donde el lector podrá observar que antes de la ejecución de todo aquello debajo del botón “Notas Finales…” decía; Estado: (Ninguno) (0.00%), ahora dice; Estado: Procesando (0%) (en color azul-celeste). Significa que el sistema está procesando las notas de su grado y sección o de todos según sea el caso. Usted tiene que esperar hasta que aparezca la palabra, en Estado: Conforme (100.00%) (en color verde).

Algunas veces demora demasiado en cambiar de color (de azul-celeste a verde) el ‘Estado’. Para poder observar cuánto porciento se está procesando está el botón “Refrescar Tablero” (parte superior izquierda). Haciendo clic sobre este botón cada 20 segundos (o según cálculo del lector) muestra el porcentaje de avance del proceso si es que no es el 100%.

Debajo de ‘Estado’ está la palabra ‘Informe’ que le dará datos sobre el proceso ejecutado (grados, secciones, día, hora).

Luego sigue la columna “Procesos Previos” que si hubiese estado activado debe ejecutarse necesariamente para poder pasar recién a la siguiente columna de “Proceso Generar Boletas” haciendo clic sobre el botón “Generar boletas…” que nuestra la ventanita de diálogo similar al de proceso de notas. Usted escoja ‘Aceptar’ si lo desea o ‘Cancelar’.

El proceso es similar a lo anterior. Haga clic en el botón de “Refrescar Tablero” y podrá visualizar cómo va el proceso de generación de boletas (libretas).

Algo que debe tener muy en cuenta es que cuando hace clic sobre los botones aparece en la parte superior derecha una especie de ruedita o engranaje que gira y gira (procesando). El lector debe esperar hasta que se detenga y muestre el resultado, pues caso contrario puede detener el proceso en ejecución y salir como respuesta “Error” o simplemente no hay resultado que ver.

La última columna dice “Consolidado” sobre el que se muestra la imagen de una impresora. Al hacer clic sobre la imagen de la impresora aparece una ventana de diálogo “REPORTE CONSOLIDADO DE EVALUACIONES”. Escoja el grado y sección que desee ver, en la mayoría de los casos ordenado por ‘Número de Orden’, finalmente haga clic en el botón “Mostrar Reporte”. Por detrás (minimice la ventanita que estuvo usando) o por delante aparecerá dicho reporte. Donde dice ‘Select a Format’ (centro superior) haga clic sobre el triangulito negrito invertido y por ejemplo escoja ‘excel’, que significa que dicho reporte lo guardará en un archivo bajo ese formato de Excel, pero, ¿en qué archivo y en dónde voy a guardarlo como copia, en mi compu o usb?, para ello está la palabra ‘Export’ (a la derecha del triangulito negro invertido) el que me permitirá guardar una copia del reporte sea en la compu, un usb o un cd.

Luego cierre las ventanas haciendo clic en ‘Cerrar’ (botón X) hasta volver a la ventana de Tablero de Control por Periodos cerrándola (X) si terminó su operación.

OBSERVACION:

Sucede que a veces modificamos los parámetros de configuración de la libreta o boleta, por ejemplo decidimos mostrar escudos o no nos gusta la configuración por defecto del MED el que modificamos, modificamos algunas notas de los niños DESPUÉS DE HABER PROCESADO NOTAS Y GENERADO BOLETAS. ¿Qué hacer? Pues volver a repetir el proceso anterior solo que para que se ejecute aquello nos encontramos con que la columna de “Estado Periodo” está ‘EN PROCESAMIENTO’ y cuando hago clic sobre este se oscurece y me muestra un pequeño cuadrito donde por defecto el siguiente proceso que debe seguir es (y dice) ‘EVALUADO’. Por más que haga clic sobre el triangulito negrito invertido para escoger la opción de estado primera u originaria de “EN EVALUACION” (PARA VOLVER A REPETIR EL PROCESO DE “EN PROCESAMIENTO” como se hizo arriba, es decir volver a comenzar ‘de cero’ como si no se hubiese hecho nada) no responderá pues están desactivados.

‘EVALUADO’ nos quiere decir eso pues, terminado; que no quiere decir que no se pueda modificar o reprocesar dicha información considerando los nuevos datos modificados (ojo: si no se reprocesan cuantas veces sean necesarias los cambios o modificaciones hechas, no tendrán razón de ser, y la boleta, consolidado y estadísticas en general seguirán mostrando los mismos datos sin las correcciones pues el sistema lo ha grabado así luego de haberse ‘corrido’ o procesado las notas sin las modificaciones posteriores).

Para volver al inicio del proceso, es decir, poner el “Estado Periodo” en “EN EVALUACION” debo hacer lo siguiente:

Cerrar todas las ventanas y ventanitas abiertas.

Regresar a la ventana principal del siagie.

Escoger “Administración IE”.

Superponer el mouse sobre ‘Configuración año escolar’ o .

Bajar lentamente y escoger la opción

Aparece la ventana de ‘PERIODOS POR I.E.’ En la columna de ‘Código’ está la letra ‘T’ subrayada de color azul-celeste (puede observar usted que el Estado del primer trimestre o periodo dice “En procesamiento” y lo que queremos es “En evaluación”).

Hacemos clic sobre la letra ‘T’ para editarlo y poder realizar cambios que queremos. Aparece una ventana de diálogo donde la columna última de ‘Estado’ aparece “EN PROCESAMIENTO”. Hacemos clic sobre el triangulito negro invertido mostrándonos cuatro opciones (SIN EVALUAR, EN EVALUACION, EVALUADO, EN PROCESAMIENTO) de la que escogemos lo que necesitamos según sea, en este caso “EN EVALUACION”.

Para que el cambio se grabe en el sistema y actualice otras funciones GRABAMOS dichos cambios. Para ello hay un botón en la parte superior izquierda “Grabar” donde hacemos clic, grabando el cambio y haciéndonos volver a la ventana anterior donde podemos visualizar el cambio ya ejecutado. Estado: En evaluación.

Hacemos clic en el botón “Salir”.

Nuevamente clic en “Evaluación” del menú principal de siagie. Mouse sobre , escogemos con un clic y nuevamente abre la ventana de diálogo de “PROCESOS DE CÁLCULO DE NOTAS FASE REGULAR” donde podemos verificar que la columna de “Estado Periodo” (del primer trimestre o periodo) nuevamente está “EN EVALUACION”.

Nuevamente hacemos clic sobre “EN EVALUACION”,…, “Notas finales…”,…, “Generar boletas”,…, “Consolidado”,…, y repetir lo anteriormente mencionado como si se estuviera comenzando de nuevo pero esta vez el sistema estará procesando las notas, y otros, considerando los cambios o modificaciones efectuados.

Ello se puede hacer una y otra vez siempre que la dirección lo permita en el siagie institucional o por disposición del siagie MED según calendarización o por lo que fuera. Si dispone de todo el tiempo del mundo también.

El procesamiento de notas hágalo de una vez y no espere fin de año al congestionamiento, cuide su hígado.

Ejemplo de parámetros de configuración de boleta IE 36121: Escudos – Mostrar (Nacional a la izquierda, de IE a la derecha), Margen Superior (55), Margen Inferior (55), Margen Izquierdo (45), Margen Derecho (30), Separador 1 (7), Separador 2 (15), Separador 3 (5), Orientación de Página (Horizontal). En la otra cara de la hoja puede diseñar una presentación distinta con el logo de Minedu, Gobierno Regional.

Esto lo realiza en: “Administración IE”, , , “Parámetros” (Límite ‘30’, apreciaciones del tutor ‘chek’, Líneas en blanco para registro manual ‘Tres líneas’, Visualización de datos ‘Promedio y Orden de Mérito’, Mostrar fecha en boleta ‘chek’, Fondo de Libreta ‘chek’, en ese orden) que se pueden modificar haciendo clic en el botón superior izquierdo ‘Modificar’ para activarlo y luego ‘Grabar’ dichas modificaciones. Clic en el botón “configuración por Año Escolar”, “boleta”. Clic en el botón superior izquierdo ‘Modificar’ para cambiar datos. Luego “Grabar” dichos cambios, botón superior izquierdo. Previsualización, Generar y luego Visualizar (es necesario que las notas se hayan ingresado primero). Salir. Si posteriormente se realizaran cambios aquí, dichos cambios deberán procesarse de nuevo (en la columna “Generar boletas” del procesamiento de notas) para actualizarlas en la boleta.

Solo la práctica hará que usted maneje bien las cosas.
Informaciones sobre el SIAGIE http://siagie.minedu.gob.pe/